¿Qué hacer si durante la fase de ejecución y seguimiento/control  nos encontramos con que no hemos identificado a un interesado (stakeholder) en nuestro proyecto que, además, resulta que tiene mucho interés y/o influencia en el mismo?

La gestión de interesados es un proceso vivo durante todo el proyecto

La gestión de los interesados es, en cierto modo, como la gestión de los riesgos en nuestro proyecto; no debemos darla nunca por cerrada y hay que revisarla sistemáticamente. Periódicamente es necesario revisar el registro de interesados, el análisis de cada interesado y la estrategia utilizada con él, para introducir los cambios que sean necesarios.

Stakeholder dashboard (Robert Higgings –CC BY 2.0-)

Inclusión de nuevos interesados durante el proyecto

El inicio del proyecto es la fase en que menos información disponemos. Si, como planteaba la pregunta inicial, nos hemos olvidado o no conocíamos a alguien importante deberemos:

1. Añadirlo al registro de interesados.

2. Evaluar su poder dentro de la organización y su posible interés en relación al proyecto.

3. Analizar cómo puede haber afectado al proyecto su no inclusión hasta la fecha en el grupo de interesados.

4. Definir una estrategia para gestionar nuestra relación con él, partiendo del reconocimiento de que no hemos empezado con buen pie.

5. Efectuar las correcciones necesarias en nuestro Plan de Proyecto, de acuerdo con el sistema de gestión de cambios que hayamos definido, para tener en cuenta a este nuevo interesado. Ésto es especialmente importante si su nivel de influencia en el proyecto es alto.

Técnicas de identificación de interesados

Para evitar que un interesado, especialmente uno importante, se quede fuera de nuestra estrategia de comunicación del proyecto hay algunas herramientas que podemos usar:

– Nominación de interesados: a partir de una lista inicial podemos pedir a cada uno de los interesados ya identificados que nos proponga nuevos interesados en el proyecto. Es recomendable empezar por el sponsor del proyecto y continuar luego con los interesados más influyentes.

– Investigación de base: se trata de estudiar toda la documentación existente en relación a nuestro proyecto y localizar en la organización documentación análoga de proyectos similares. A partir de aquí se toma nota de todos los interesados que aparezcan en dicha documentación, para evaluar si también pueden estar involucrados en nuestro proyecto.

Esta técnica es especialmente interesante si somos directores de proyecto trabajando en una organización nueva para nosotros o que desconocemos.

– Rueda de interesados: La rueda interesados es una especie de lista de control en la que se han identificado todos los principales grupos de interesados​​. Se usa para comprobar la lista de grupos de interés frente a grupos de interés genéricos, con objeto de identificar los que falten.

Es bueno actualizar la documentación del proyecto (lecciones aprendidas) con nuevos grupos o roles que se hayan identificado, para que pueda ser aprovechada en futuros proyectos.

Resumen final

La no inclusión de un interesado importante dentro del Plan de Proyecto puede ser catastrófica. Para evitarlo, utiliza las tres técnicas mencionadas de identificación de interesados y revisa sistemáticamente tu registro de interesados del proyecto y tu estrategia frente a cada uno de ellos.

¿Qué otras técnicas conoces para identificar interesados? Compártelas mediante un comentario a esta entrada para que todos nos beneficiemos de su uso.