Esta semana he participado en una multiconferencia con el objeto de resolver un problema.
La eficacia de la reunión está por ver. Tras la reunión se decidió la realización de una serie de acciones con objeto de resolver el problema. Si hemos acertado en diagnosticar la causa (raíz) del problema probablemente éste desaparecerá. En caso contrario, volveremos a tener la misma reunión dentro de 3 o 4 meses …
Sin embargo el título de esta entrada no era “una reunión ineficaz” sino una “reunión ineficiente”. ¿Causas? Probablemente estaba convocada demasiada gente (13 o 14 personas), en 4 ubicaciones diferentes y con una agenda poco definida.
La multiconferencia acabó durando 2 horas. Problemas:
- Tiempo excesivo para mantener la atención de todo el mundo. No hubo ni un descanso.
- Nadie ha calculado el coste de toda esa gente durante 2 horas, pero sería muy positivo calcularlo.
¿Qué nos falló? Hay varias fases en una reunión. En nuestro caso probablemente falló la ejecución de la reunión, aunque la preparación también sería mejorable.
Preparación
En una reunión con tantos participantes, creo que el convocante debería haber mantenido reuniones exploratorias previas para conocer las posiciones de cada grupo, de forma que en la multiconferencia final hubiesemos podido ir al grano sobre una propuesta ya consensuada.
Por otra parte, en lugar de partir de una duración preestablecida probablemente habría sido más efectivo un enfoque bottom-up, en el que se asigna un tiempo (más o menos agresivo) a cada punto y por agregación se obtiene la duración prevista de la reunión.
Ejecución
Como consecuencia de la mala preparación, los diferentes puntos del orden del día se iban sucediendo tal y como estaba previsto en la agenda, pero sin límite de tiempo definido. Al cabo de una hora, los asistentes que estaban en mi misma ubicación llevaban ya un buen rato resoplando. Tras una hora de reunión, nos estábamos entreteniendo en temas menores y aún no habíamos llegado a tratar el problema central.
Finalmente llegamos a él, al cabo de 80 minutos. Todo el mundo estaba ya cansado y con más ganas de acabar la reunión que de resolver la cuestión. Hubo gente presente las 2 horas que duró la reunión y que, en realidad, sólo tenía que haber participado durante 5 minutos concretos en la parte final. Nuevamente, con una buena agenda y tiempos acotados para cada punto se les podría haber hecho participar sólo el tiempo preciso, cuando su aportación era necesaria.
Conclusión
Esta experiencia debe pasar a formar parte de nuestras lecciones aprendidas.
Ante una reunión, debemos primero plantearnos si es o no necesaria, si es el mejor medio para conseguir muestro propósito. En caso afirmativo, hay que prepararla bien, no sólo enviando la convocatoria sino discutiendo previamente los puntos a tratar, el orden y el tiempo a dedicarles. También hay que hacer participar sólo a aquella gente que es necesaria y durante el tiempo preciso.
Durante la ejecución se debe seguir el guión de forma estricta y, al acabar, no debemos olvidar el seguimiento. Si no se sale de la reunión con acciones concretas, con responsables concretos de ejecutarlas y con fechas límite para ello la reunión no habrá servido de nada.
Además, luego se debe verificar el cumplimiento del plan de acciones y, finalmente, comprobar si el plan ha sido efectivo y ha servido para solucionar el problema.
Y tú, ¿te enfrentas con frecuencia a reuniones inefectivas y/o ineficientes? Puedes explicar tus experiencias en un comentario. Compartiendo aprendemos todos.
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